CMS dalam Dunia Usaha II

Seri II: Paradoks Content Management System dan Solusinya dalam Dunia Usaha

Setelah definisi dari content management system telah kita ketahui di seri pertama dari tulisan ini, dan ketika kita juga sudah mendalami apa manfaat yang dapat diperoleh dengan implementasi content management system pada website sebuah perusahaan dan bagaimana cara memilih software yang baik, tentunya akan muncul sejumlah pertanyaan baru tentang mitos yang berkembang di sekitar dunia content management itu sendiri. Bagi sebagian besar pelaku dunia usaha, mitos-mitos ini selanjutnya menjadi satu paradoks yang menghantui. Kekhawatiran implementasi content management system yang akan mengubah kultur yang sudah ada atau menambah pekerjaan rumah yang telah bertumpuk, biaya yang tinggi dan keraguan akan keefektifan content management system dalam mendukung operasional perusahaan.

Seperti halnya sistem-sistem lainnya yang mengatur dan mengelola suatu proses kegiatan, content management system memberikan aksen khusus kepada manajemen informasi atau data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Semua data baik itu berupa teks, gambar, audio, video, dan lain sebagainya diletakkan pada satu database yang nantinya akan digunakan sesuai dengan keperluan. Walaupun demikian tidak semua kemudahan dan kebaikan sebuah sistem dapat termanfaatkan secara optimal disebabkan berbagai kendala yang sifatnya teknis dan non teknis. Kendala-kendala yang dimaksud di antaranya, terlalu canggihnya sistem yang digunakan sehingga menyulitkan seorang editor untuk mempelajarinya, jenjang hirarki dan birokrasi yang berbelit-belit disebabkan pengaturan alur kerja (workflow) yang terlalu rumit dan hak akses yang terbatas, budaya kerja yang tidak mudah menerima perubahan-perubahan baru atau ketergantungan support yang tinggi terhadap vendor penyedia produk content management system menyebabkan setiap permasalahan yang muncul tidak dapat diatasi sendiri. Pengadopsian sebuah sistem tentunya tidak gampang. Memakan waktu dan bisa saja bersifat revolusioner. Tapi dengan perencanaan yang baik, penerangan yang cukup dan pelatihan yang terarah dan terpadu, proses adopsi akan berjalan dengan lancar dan dapat meminimalisir friksi-friksi yang ada.

Lumrah jika berbagai isu dilontarkan sewaktu sebuah perusahaan mengimplementasikan content management system. Ibarat membeli sebuah barang, haruslah jelas terlebih dahulu jenis barang itu, manfaatnya, bagaimana cara menggunakannya, kalau cacat atau rusak bagaimana memperbaikinya, dan lain sebagainya. Begitu pula dengan content management system. Pihak manajemen perusahaan hendaknya berembug terlebih dahulu dengan seluruh stakeholders menyusun strategi-strategi yang hendak dicapai dengan penerapan content management system serta membuat proyeksi ke depan seperti apa. Sayangnya di dalam proses pengambilan keputusan tersebut banyak informasi kurang benar yang beredar. Paradoks-paradoks inilah yang hendak dibahas melalui tulisan kedua ini.

Download artikel: CMS dalam Dunia Usaha II