Pertanyaan pertama yang mungkin muncul di benak seorang pengunjung situs ini adalah, apakah itu sebenarnya sebuah software Content Management System? Apakah sama dengan software HTML editor lainnya seperti Microsoft FrontPage, Dreamweaver, atau bahkan sebuah Notepad? Nah, dalam kesempatan ini saya akan berusaha menerangkan pengertian CMS ditinjau dari berbagai segi.

Seperti yang kita ketahui, ‘contents’ merupakan salah satu urat nadi dari kehidupan sebuah website. Tanpa ‘contents’ dapat dipastikan tidak ada website. Sebuah website yang dikelola dengan baik pasti akan selalu berusaha menampilkan ‘contents’ terbaru bagi para pengunjungnya. Lalu apa yang dimaksud dengan ‘content’ sebenarnya? Pada dasarnya ‘content’ adalah sebuah unit informasi yang digunakan untuk membentuk sebuah halaman di website. Dapat terdiri dari apa saja; teks, gambar, video, suara, dan lain sebagainya. Harap dibedakan juga antara sebuah ‘content’ dengan sebuah dokumen. Dua hal yang serupa tapi tidak sama.

Dari ‘contents’ yang sudah ada tadi, kemudian diatur sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah website. Untuk memudahkan pekerjaan, sering kali aturan-aturan dan proses kerja pun dibuat antara seorang webmaster yang lebih memperhatikan sisi teknis dan penampilan dari website dengan seorang penulis/editor yang menyumbangkan ‘contents’ untuk website. Dalam arti kata lain, manajemen terhadap ‘contents’ yang akan ditampilkan. Baik webmaster maupun penulis/editor dapat membuat, mengedit, mengatur dan mempublikasikan sebuah ‘content’ dalam framework/sistem yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Framework atau sistem, tempat di mana ‘contents’ itu diletakkan menfasilitasi ‘perkakas-perkakas’ yang dibutuhkan untuk menjaga konsistensi proses pembuatan halaman-halaman di website secara efisien dan efektif.

Bila semua informasi diatas kita gabung menjadi satu, dapatlah disimpulkan, CMS adalah sebuah sistem yang memudahkan proses penciptaan sebuah website dinamis yang kaya akan ‘contents’, dengan memberikan kemudahan kepada penulis/editor untuk menambah, memperbaharui dan menghapus ‘content’ yang ada tanpa campur tangan langsung dari webmaster. Sebuah CMS akan membedakan ‘contents’ dari desain, memelihara konsistensi tampilan dan memudahkan pemanfaatan ‘contents’ untuk berbagai keperluan. Dengan menyimpan data di satu tempat, mengontrol hak akses dan alur kerja memperbesar kesempatan pemakai berpartisipasi dalam pengembangan website anda. Terlebih lagi bila website tersebut terus berkembang dan memiliki kompleksitas tinggi. Tentunya, semua bantuan akan sangat diharapkan, bukan begitu? 🙂

Catatan:
Penulis memang sengaja menggunakan beberapa kata dalam bahasa Inggris seperti ‘contents’, ‘website’, ‘framework’, dan lain sebagainya mengingat penulis belum bisa menemukan kata-kata yang artinya sepadan dalam bahasa Indonesia. Harap dimaklumi bersama.

Kenapa sebuah CMS dibutuhkan?

Beberapa waktu lalu, atau lebih tepatnya sekitar satu dekade yang lalu, hanya para teknisi IT (‘nerds’) yang memiliki kemampuan untuk membuat sebuah website. Bukan suatu hal yang aneh apabila pada saat itu jasa seorang webmaster sangat diperlukan dan mereka pun dibayar mahal untuk melakukan tugasnya. Membuat website ketika itu bukanlah suatu hal yang dapat dilakukan oleh semua orang, apalagi orang awam. Website yang dihasilkan pun masihlah sangat sederhana dengan hanya mengandalkan bahasa HTML dan beberapa gambar/video/suara sebagai pemanisnya. Statis, monoton dan mahal, demikianlah kira-kira gambaran website pada masa itu.

Tapi hal ini kemudian perlahan-lahan mengalami perubahan. Seiring dengan pergantian zaman dan kemajuan teknologi menyebabkan kebutuhan untuk memiliki sebuah website dengan ‘contents’ yang dinamis di internet semakin meningkat. Bagi sebuah masyarakat modern, idiom seperti ‘content is the king’ bukanlah hal yang berlebihan. Sebegitu banyaknya informasi yang beredar di sekeliling kita mengakibatkan orang membutuhkan sebuah alat/sistem untuk mengelola semua itu dan menyampaikannya kepada para pemakai secara efektif dan efisien. Website sederhana yang dibuat dengan HMTL tentu saja tidak dapat memenuhi kebutuhan ini. Selain menyita waktu yang lama untuk memperbaharui informasi yang ada dengan yang baru, hal ini juga memakan biaya yang besar. Kecepatan dalam memproses informasi menjadi suatu hal yang sangat penting, terutama bagi dunia bisnis dan dagang. Sudah berapa banyak perusahaan yang merugi karena tidak dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dan rekan bisnis mereka.

Nah, untuk mengatasi problematika ini sebuah CMS dibutuhkan. Dengan kemampuan yang dimiliki, informasi yang diperoleh dapat dengan segera diproses, dikirim dan dipublikasikan oleh siapa saja tanpa sebelumnya harus bermusyawarah terlebih dahulu dengan webmaster/developer. Bukan berarti fungsi mereka akan tergantikan dengan adanya CMS, karena walau bagaimana pun sebuah CMS tetap membutuhkan orang yang kompeten untuk mengimplementasikannya. Tanpa jasa seorang webmaster/developer, tentu tidak ada CMS.

Perlu juga diketahui, CMS tidak hanya ditujukan kepada dunia bisnis dan dagang. Setiap orang atau organisasi dapat mengimplementasikan CMS untuk berbagai keperluan dan kondisi. Mulai dari mengelola website pribadi/organisasi, galeri foto, forum sampai kepada aplikasi E-Commerce. Dapat dibayangkan betapa besar dan luasnya dunia CMS dan kemampuan yang dimilikinya untuk kehidupan sehari-hari manusia. Masih belum percaya? Silakan mencoba saja sendiri dan alami perbedaannya.. (“,)

Manfaat CMS

Beberapa manfaat dari penggunaan CMS dapat dijabarkan sebagai berikut:

Manajemen data
Ini merupakan fungsi utama dari CMS. Semua data/informasi baik yang telah ditampilkan ataupun belum dapat diorganisasi dan disimpan secara baik. Suatu waktu data/informasi tadi dapat dipergunakan kembali sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, CMS juga mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll., indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan terhadap data/informasi. Untuk menggunakan CMS biasanya pengetahuan tentang bahasa pemrograman tidaklah terlalu dibutuhkan, karena semua proses berjalan dengan otomatis (WYSIWYG). Begitupula dengan proses ‘update’, dapat dilakukan dengan cepat sehingga menjamin kemutakhiran informasi yang ditampilkan.

Mengatur siklus hidup website
Banyak CMS memberikan fasilitas kepada para penggunanya untuk mengelola bagian atau isi mana saja yang akan ditampilkan, masa/waktu penampilan dan lokasi penampilan di website. Tak jarang sebelum ditampilkan, bagian atau isi yang dimaksud terlebih dahulu di-review oleh editor sehingga dijamin kevaliditasannya.

Mendukung web templating dan standarisasi
Setiap halaman website yang dihasilkan berasal dari template yang telah terlebih dahulu disediakan oleh CMS. Selain dapat menjaga konsistensi dari tampilan secara keseluruhan, para penulis dan editor dapat berkonsentrasi secara penuh dalam melaksanakan tugasnya menyediakan isi website. Bila isi telah tersedia, maka proses publikasi dapat berjalan dengan mudah karena sudah ada template sebelumnya. Beberapa bagian dari website biasanya telah ditetapkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat diubah begitu saja. Hal ini dilakukan untuk memberikan standarisasi kepada seluruh bagian dari website.

Personalisasi website
Sekali sebuah isi ditempatkan ke dalam CMS, isi tersebut dapat ditampilkan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dari penggunanya. Terlebih lagi dengan kelebihan CMS yang dapat memisahkan antara desain dan isi, menyebabkan proses personalisasi dapat berjalan dengan mudah.

Sindikasi
Sindikasi memberikan kemungkinan kepada sebuah website untuk membagi isinya kepada website-website yang lain. Format data yang didukung juga cukup variatif mulai dari rss, rdf, xml hingga ‘backend scripting’. Sama halnya dengan personalisasi, sindikasi juga dapat dilakukan dengan mudah karena isi dan desain telah dibuat terpisah.

Akuntabilitas
Oleh karena CMS mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para penggunanya, data/informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Setiap penulis ataupun editor memiliki tugas masing-masing dengan hak akses yang berbeda-beda pula. Dengan demikian setiap perubahan yang terjadi di website dapat ditelusuri dan diperbaiki seperlunya dengan segera.

CMS pada prinsipnya dapat dipergunakan untuk berbagai macam keperluan dan dalam berbagai kondisi, seperti untuk:
a. Mengelola website pribadi.
b. Mengelola website perusahaan/bisnis.
c. Portal atau website komunitas.
d. Galeri foto, dan lain sebagainya.
e. Forum.
f. Aplikasi E-Commerce.
g. Dan lain-lain.

Jenis CMS

Dari sekian banyak produk CMS yang beredar di pasaran, kita dapat membaginya dalam dua golongan besar.

Golongan pertama adalah produk CMS yang bersifat komersial.

Dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan software yang menjalankan usahanya dengan motif mencari keuntungan. CMS jenis ini memiliki dan menyediakan hampir semua feature yang diharapkan dari sebuah CMS dan tentu saja tidak tersedia secara gratis. Setiap pengguna yang ingin memanfaatkan CMS komersial untuk mengelola websitenya haruslah membeli lisensi dari perusahaan pembuatnya. Lisensi yang tersedia sangatlah bervariasi, mulai dari lisensi yang berdasarkan kepada jumlah pengguna sampai kepada lisensi yang sifatnya multiserver dan dari yang berharga ribuan dollar AS sampai kepada jutaan dollar AS. Semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan implementasi yang diharapkan pengguna.
Sebagai layanan purna jual, biasanya perusahaan CMS akan memberikan pelatihan dan dukungan teknis berkelanjutan kepada para penggunanya. Tidak hanya itu, versi terbaru dari produk yang dipakai, juga dapat diperoleh dengan leluasa di area anggota dari website perusahaan CMS yang dimaksud. Di bagian ini nantinya kita akan menampilkan daftar dari perusahaan-perusahaan yang mengembangkan CMS secara komersial.

Golongan kedua adalah produk CMS Open Source.

Dibuat dan dikembangkan oleh sekelompok orang atau perusahaan yang intinya memberikan sebuahalternatif murah dan terjangkau kepada para pengguna. Tersedia secara gratis dan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan tanpa ada batasan. CMS jenis ini juga memberikan akses kepada penggunanya akan kode-kode pemograman, sehingga memudahkan pengguna memodifikasi CMS di masa-masa yang akan datang. Karena kode pemrograman terbuka untuk umum, secara tidak langsung para pengguna bahu-membahu dalam hal melacak dan memperbaiki bugs yang ada, menambah dan meningkatkan fungsi dan kemampuan CMS dan memberikan dukungan teknis dan non-teknis kepada yang membutuhkan. Sehingga prinsip dari komunitas, oleh komunitas dan untuk komunitas tidaklah terlalu berlebihan untuk menggambarkan situasi pengembangan CMS Open Source. Walaupun gratis, bukan berarti CMS Open Source tidak memerlukan lisensi dalam pemakaiannya. Bedanya, lisensi di sini berbentuk sebuah pernyataan yang biasanya menerangkan bahwasanya software CMS tersebut dapat dimodifikasi dan dikembangkan lebih lanjut dengan syarat semua kredit dihormati dan kode tetap terbuka untuk umum. Lalu, apakah seseorang bisa memanfaatkan teknologi ini untuk keperluan komersial? Tentu saja bisa. Asalkan tidak mengenakan biaya atas CMS yang dipakai kepada klien, tapi lebih kepada biaya pembuatan dan perawatan website. Saat ini banyak sudah pihak yang beralih ke CMS Open Source, setelah mengingat dan menimbang kemampuan yang ditawarkan CMS Open Source tidak jauh berbeda dengan CMS komersial dan biaya yang terjangkau.
Di bagian ini nantinya kita juga akan menampilkan daftar dari sejumlah CMS Open Source yang ada di pasaran saat ini dan bila memungkinkan dengan sedikit keterangan tentang fungsionalitas dari CMS tersebut.

Dapat dikatakan dua golongan yang telah disebutkan di atas dimaksudkan untuk berjalan/dioperasikan di server sendiri. Sementara itu, bagi anda yang ingin menggunakan CMS tapi tidak memiliki server sendiri, jangan lekas putus asa. Saat ini sudah tersedia berbagai CMS yang dapat disewa langsung dari penyedianya dengan memanfaatkan server yang mereka miliki. Dengan demikian anda tidak perlu lagi memikirkan bagaimana cara menginstalasi dan memodifikasi sebuah CMS, karena hampir semua yang dibutuhkan telah dipenuhi oleh pihak penyedia. Sebuah solusi yang bagus untuk anda yang ingin segera menikmati berbagai keuntungan CMS.

Memilih CMS

Dengan tersedianya berbagai solusi CMS di pasaran, sudah menjadi suatu keharusan bagi anda untuk memilih sebuah CMS yang akan dipakai dengan bijaksana. Sama halnya dengan produk software lainnya, setiap penyedia jasa/produsen CMS tentunya akan menawarkan produk andalan mereka dengan sejumlah feature yang terkadang hampir mirip satu sama lainnya. Tidak jarang pula mereka menawarkan solusi yang lain daripada yang lain, tapi apakah itu yang benar-benar anda inginkan?

Ibarat membeli sebuah mobil, kepuasan dalam pemakaian juga memegang peranan penting. Bukan radio, CD player atau AC yang menjadi daya tarik anda membeli mobil tersebut, tapi lebih kepada seberapa jauh mobil tersebut bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari. Demikian pula dalam memilih sebuah CMS. Tidak mudah memang menemukan CMS yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan anda. Bahkan sudah menjadi suatu hal yang biasa, bila anda senantiasa berganti dari satu CMS ke CMS yang lainnya untuk sekedar mencari tahu atau bereksperimen. Bagi dunia bisnis dan dagang, membeli sebuah CMS adalah sebuah investasi yang harus dapat dihitung ‘Return On Investment’ (ROI) -nya. Hal ini berarti sebuah CMS itu harus dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kebutuhan di masa yang akan datang dengan segala fungsionalitasnya dan memberikan keuntungan. Namun, tidak jarang dikarenakan kurangnya informasi dan pengalaman, investasi tersebut menjadi sia-sia belaka. Suatu hal yang tentunya sangat tidak kita harapkan terjadi.

Daftar pertanyaan yang anda lihat di bawah ini akan membantu anda sedikit banyaknya dalam memilih sebuah CMS. Perlu diingat juga, ini semua tidak memberikan jaminan keberhasilan 100%, tapi paling tidak dapat menuntun anda ke arah yang benar. Semoga berhasil!

Persyaratan situs
Persyaratan infrastruktur IT
Persyaratan untuk masa depan

Persyaratan Teknis

Keahlian teknis apa yang telah anda miliki untuk mengelola sebuah website? Dan keahlian teknis apa yang diperlukan oleh CMS yang anda pakai?
Bila keahlian teknis pribadi terbatas, apakah tidak lebih baik menggunakan tenaga ahli dari luar seperti konsultan? Apakah mereka telah disewa? Dan dengan biaya berapa?
Apakah tim website anda memerlukan dukungan khusus untuk software desain seperti: FrontPage, Photoshop, Dreamweaver, dan lain sebagainya?
Seberapa besar anggaran yang anda sediakan untuk memulai sebuah proyek? Apakah anggaran untuk menutupi biaya tahunan juga telah tersedia?
Bagaimana dengan jadwal waktu yang dimiliki? Seberapa pentingkah kebutuhan untuk bisa segera online dengan CMS yang anda pakai?
Seberapa banyak ‘contents’ yang telah anda miliki dan seberapa banyak jumlah penulis/editor yang ingin anda pergunakan? Apakah ini mempengaruhi biaya dan kinerja dari CMS?
Apakah CMS yang anda pakai menyediakan alatnya sendiri untuk membuat, mengedit dan menambah ‘contents’? Ataukah CMS tersebut bergantung kepada aplikasi dekstop yang anda miliki, seperti word, excel, dll.?
Apakah anda ingin memulai dari awal (‘scratch’) pembuatan sebuah website atau mengubah website yang sudah ada?
Apakah alat-alat pengedit perlu diinstal di mesin klien atau dapatkah mereka berjalan langsung dari server?
Apakah CMS dibutuhkan berjalan di berbagai macam lingkungan – PC dan/atau MAC?
Apakah lingkungan klien murni menggunakan Windows? NT? 98? 2k? XP? Unix/Linux?
Tempat penyimpanan data jenis apa yang dibutuhkan oleh CMS; Oracle, Sybase, Informix, MySQL, MS SQL? atau cukup sebuah file teks?
Jika CMS membutuhkan sebuah database, apakah anda telah memiliki lisensi untuk itu?
Apakah anda menggunakan servis direktori seperti NDS, LDAP, dll.? Apakah anda menginginkannya terintegrasi secara baik dengan CMS? Bisakah CMS anda mendukung hal ini?
Bisakah CMS yang ada pakai menyediakan dukungan penuh bila organisasi suatu saat membutuhkan sesuatu yang dapat digunakan baik di UNIX maupun di NT?
Apakah solusi CMS yang anda pakai berbentuk open source atau berlisensi tertutup?
Apakah CMS meminta anda untuk menggunakan editor, webserver atau database tertentu?
Apakah anda menginginkan sebuah CMS yang dapat beroperasi dengan berbagai sistem eksternal lainnya?
Jenis data atau ‘content’ apa yang saat ini anda miliki dan adakah kecenderungan untuk menggunakan berbagai jenis data lainnya di masa-masa yang akan datang?
Jika di sistem terjadi sesuatu di luar dugaan, apakah anda memiliki sumber daya yang cukup untuk mendukung dan memelihara ‘up-time’? Sumber daya dan servis seperti apa yang ditawarkan oleh produsen CMS dalam menghadapi permasalahan ini dan dengan biaya berapa?
Apakah organisasi anda membutuhkan semua perubahan dibukukan/dicatat untuk memudahkan pengecekan? Logs?
Dan seterusnya. Anda dapat menambah daftar pertanyaan ini dengan berbagai persyaratan lainnya yang relevan dengan situasi anda sebenarnya. Semakin rinci, semakin baik dan semakin jelas.

Persyaratan situs web

Persyaratan untuk pengguna

Berapa jumlah penulis/editor yang akan menyumbangkan ‘contents’? Sedikit atau banyak?
Di mana lokasi para penyumbang ‘contents’ tersebut? Lokal atau terpisah-pisah?
Seberapa jauh kemampuan teknis yang dimiliki penulis/editor dalam menggunakan alat-alat yang tersedia? Pemula atau ahli?
Apakah proses persetujuan terhadap suatu ‘contents’ diperlukan sebelum publikasi? Alur kerja dibutuhkan?
Jenis akses dan otoritas apa yang anda butuhkan? Berdasarkan individu dan/atau fungsi?

Persyaratan untuk isi

‘Contents’ jenis apa yang akan digunakan di dalam website? Teks, gambar, video dan/atau suara?
Perubahan ‘contents’ seperti apa yang dibutuhkan? Memperbaharui, menambah, menghapus, dan lain sebagainya?
Apakah ‘contents’ yang ditampilkan unik (hanya sekali saja diperlukan) atau akan dipakai berulang kali?
Apakah ‘contents’ yang dibuat membutuhkan penyesuaian secara langsung atau tidak? Dinamis vs Statis?
Apakah anda memerlukan sejumlah versi dari ‘contents’ yang ada untuk arsip dan/atau auditing?
Apakah anda memerlukan fungsi ‘berlaku dari… sampai dengan…” terhadap ‘contents’ yang ditampilkan? Jadwal waktu publikasi?
Apakah personalisasi dari ‘contents’ dibutuhkan?
Apakah anda memerlukan sebuah sistem yang dapat menghasilkan dan menghapus link-link halaman secara otomatis?
Apakah anda memerlukan tampilan tersendiri bagi website anda? Konsistensi desain dan kenyamanan bernavigasi?
Apakah anda membutuhkan dukungan multibahasa terhadap ‘content’ yang akan ditampilkan?
Apakah anda bermaksud menyediakan ‘contents’ untuk peralatan elektronis lainnya seperti DTV, Handphone, PDA?

Persyaratan masa depan

Apakah anda menginginkan produsen CMS anda terus mengembangkan dan memperbaharui CMS yang mereka buat dengan berbagai feature dan standar baru?
Apakah anda memerlukan sebuah CMS yang dapat mengimpor dan mengekspor data dalam berbagai format yang dimengerti oleh sistem lain?
Apakah anda menginginkan kemampuan sebuah CMS untuk mengekspor seluruh website ke dalam HTML?
Apakah anda menginginkan kefleksibelan dalam mengganti hardware dan software tanpa harus men-backup dan memasukkan seluruh data kembali? CMS yang portabel?
Apakah anda memerlukan sebuah database yang dapat dikembangkan setiap saat, seperti menambah kolom untuk sebuah record ‘real-time’?
Apakah anda mencari sebuah sistem yang dapat di-back-up oleh banyak klien sekaligus?
Dan seterusnya. Anda dapat menambah daftar pertanyaan ini dengan berbagai persyaratan lainnya yang relevan dengan situasi anda sebenarnya. Semakin rinci, semakin baik dan semakin jelas.

Kesimpulan & Tips

Dari informasi yang telah disampaikan sebelumnya, dapatlah kita simpulkan bagaimana cara memilih CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan anda sekaligus memperoleh manfaat yang optimal darinya.

Kenalilah terlebih dahulu tujuan dan target yang hendak dicapai dengan penerapan CMS beserta strategi-strategi yang dibutuhkan. Bila dapat ajaklah semua pihak yang berkepentingan untuk bermusyawarah bersama. Kemudian rumuskanlah di atas kertas dan usahakan memiliki proyeksi yang jauh ke depan.
Mengidentifikasi kebutuhan dan kemampuan yang anda miliki secara organisatoris, seperti berapa jumlah penulis/editor/pengguna yang ada, lokasi geografis dari pengguna, kemampuan teknis yang dikuasai, jenis isi yang akan dipublikasikan, dan lain sebagainya. Perlu diingat juga, setiap orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda-beda. Cobalah untuk mencari jalan tengah guna menjembatani perbedaan ini.
Menjabarkan kebutuhan teknis yang diinginkan dan yang telah dimiliki, serta waktu yang dialokasikan untuk mengelola CMS. Yang termasuk di sini antara lain berapa jumlah personal IT yang bekerja di organisasi anda beserta keahlian yang dikuasai, hardware dan software yang dimiliki, dan lain sebagainya.
Sebuah prinsip yang harus diperhatikan untuk dua poin di atas, ‘lebih baik lebih dari pada kurang’. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diduga di masa yang akan datang.
Menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Jangan sampai besar pasak daripada tiang nantinya.
Setelah tujuan, strategi dan kebutuhan baik secara organisatoris maupun teknis telah teridentifikasi dengan baik, inilah saatnya untuk menentukan jenis CMS apa yang akan dipakai. Saat ini terdapat dua jenis CMS di pasaran, CMS Komersial dan CMS Open Source
Pilihlah CMS yang paling dapat memenuhi semua kriteria yang telah anda tentukan sebelumnya. Tentunya setelah disesuaikan dengan kemampuan finansial anda, mengingat implementasi dari CMS bukanlah suatu hal yang murah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
1. Mengadakan tender, undanglah penyedia CMS yang anda minati untuk mengikuti tender dan minta mereka memberikan penawaran terbaiknya kepada anda sebagai bahan pertimbangan.
2. Melalui demonstrasi langsung dari produk CMS yang ada di pasaran. Dari sini anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri, produk mana yang terbaik bagi anda.
3. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh organisasi profesional independen/konsultan CMS. Secara periodik mereka menyusun daftar CMS beserta kelebihan dan kekurangannya, sehingga memudahkan anda mengadakan seleksi tanpa harus berhubungan langsung dengan para penyedia CMS yang terdapat di daftar tersebut.
4. Melalui search engine, mailing list, atau dari mulut ke mulut. Metode ini merupakan metode yang paling mudah untuk dilakukan dan juga tidak mahal. Kekurangannya adalah informasi yang anda peroleh bisa jadi kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Jadi adakan juga pemeriksaan silang, bila dibutuhkan.
Bila anda memilih CMS komersial, perhatikan bahwa anda membeli lisensi yang sesuai dengan kondisi organisasi anda. Tidak kurang dan tidak pula berlebihan. Pergunakanlah pelayanan purna jual dari penyedia CMS anda sebaik mungkin, karena dengan demikian biaya yang telah anda keluarkan dapat berbanding lurus dengan hasil yang diperoleh. Mintalah selalu garansi terhadap produk yang dibeli.
Bila anda memilih untuk menggunakan CMS Open Source, perlu disadari bahwa untuk jenis CMS yang satu ini tidak menyediakan pelayanan purna jual seperti halnya CMS komersial. Jadi setiap kali ada permasalahan dalam implementasinya, anda diharapkan dapat mencari jalan keluarnya sendiri. Atau dengan mengunjungi berbagai forum yang telah disediakan. Singkat kata, untuk menggunakan CMS Open Source terkadang membutuhkan usaha lebih keras dan memakan waktu yang banyak. Tapi semuanya dikembalikan kepada anda sendiri sebagai pengguna.
Setelah CMS terimplementasi dengan baik, usahakanlah secara periodik memperbaharui software CMS yang anda pakai, dengan demikian dapat menjamin kemutakhiran software dan anda dapat menikmati semua feature yang ditawarkan dengan baik.

Mencari CMS

Setelah mengetahui bagaimana cara memilih sebuah CMS yang cocok dengan kebutuhan anda, inilah saatnya untuk turun ke lapangan, menyinsingkan lengan baju guna mengumpulkan informasi tentang berbagai CMS yang ada di pasaran. Tentunya diharapkan setelah membaca artikel ini, anda telah memperoleh gambaran jelas tentang dunia Content Management System (CMS).

Di bawah ini akan dijelaskan beberapa cara yang efisien dan efektif untuk menemukan sebuah CMS.

Search Engines (Mesin Pencari)
Coba ketik “content management” sebagai kata pencari di berbagai mesin pencari seperti Yahoo, AltaVista, Excite, Google, Hotbot, dll – dan lihat apa yang muncul di layar. Dari sini dapat dilihat apakah sebuah CMS ‘search-engines-friendly’.

Mailing list / Grup email
Bergabung dengan sebuah mailing list yang aktif membicarakan berbagai isu sekitar CMS. Dari sini anda akan memperoleh banyak informasi baik dari produsen CMS maupun sesama pemakai dan belajar dari pengalaman-pengalaman orang lain.

Trade Shows (Eksibisi dagang)
Content Management saat ini telah menjadi sebuah topik/komoditi yang hangat dibicarakan orang dan dari setiap produsen CMS yang hadir tentunya akan berlomba-lomba memamerkan kemampuan produk CMS mereka. Usahakan untuk hadir dalam setiap demonstrasi langsung, bila memungkinkan. Dengan demikian, anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri produk mana yang terbaik bagi anda.

Organisasi Profesional Independen/Konsultan
Biasanya jenis organisasi ini akan menyusun daftar lengkap CMS yang ada di pasaran dan menjualnya kepada pihak-pihak yang memerlukan. Atau anda dapat juga mengundang/menyewa konsultan untuk membantu anda dalam mencari dan memilih CMS yang sesuai.

Media Massa (Majalah, Buku, Artikel)
Membaca berbagai tulisan orang lain tentang CMS terkadang memberikan inspirasi kepada anda bagaimana cara memilih dan mencari CMS yang dibutuhkan.

Dari Mulut ke Mulut
Informal tapi efektif. Dengan cara ini anda dapat memperoleh informasi secara langsung dari orang-orang yang pernah menggunakan CMS dan menimba ilmu dan pengalaman dari mereka.

Web Resources
Link-link yang terdapat di website-website yang ada kaitannya dengan CMS.

Tautan Web

Di bawah ini anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang CMS. Tulisan ini sendiri merupakan rangkuman dari sumber-sumber yang dapat diperoleh melalui tautan web berikut.